โครงการที่ดีจะต้องมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้การดำเนินงานตามแผนที่กำหนดไว้ มีการระบุรายละเอียดต่างๆ ของกิจกรรมที่จะดำเนินงาน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่กำหนดไว้ ในการเขียนโครงการจำเป็นต้องกำหนดองค์ประกอบ หรือโครงสร้างของโครงการที่ครอบคลุมประเด็นที่สำคัญอย่างครบถ้วน ซึ่งมีประเด็นสำคัญจำนวน 9 ประเด็น ดังนี้คือ (สมคิด พรมจุ้ย. 2550 : 24-32)
1) จะทำอะไร
2) ทำไมจึงต้องทำ
3) ทำเพื่ออะไร
4) ทำอย่างไร
5) จะทำเมื่อไร
6) ต้องใช้เงินและทรัพยากรเท่าใด
7) ใครเป็นผู้รับผิดชอบ
8) จะทราบผลการดำเนินงานได้อย่างไร และ
9) มีผลพลอยได้อะไรบ้าง
1) จะทำอะไร คำตอบของคำถามที่ว่า "จะทำอะไร" ก็คือ การตั้งชื่อโครงการชื่อโครงการเป็นส่วนที่บอกว่าเป็นโครงการประเภทใด ทำงานอะไร และมีใครที่เกี่ยวข้องกับการทำงานนั้น
ชื่อโครงการควรมีความชัดเจน เหมาะสม และเข้าใจง่าย ควรเป็นข้อความสั้นๆ ที่สะท้อนสาระของโครงการโดยส่วนรวม การเลือกใช้ถ้อยคำ และข้อความขยาย ควรเป็นข้อความที่ไม่ทำให้ผู้อ่านเกิดความกำกวม เช่น โครงการอาหารกลางวัน โครงการส่งเสริมจริยธรรมนักเรียนโรงเรียนอุตรดิตถ์ หรือโครงการแก้ปัญหาของนักเรียนที่เรียนซ้ำชั้นในชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 3 และมัธยม ศึกษาปีที่ 6 เป็นต้น
2) ทำไมจึงต้องทำ คำตอบของคำถามที่ว่า "ทำไมจึงต้องทำ" ก็คือ หลักการและเหตุผล หรือบางครั้งใช้คำว่า ความเป็นมาของโครงการ หรือความสำคัญของโครงการ หลักการและเหตุผลเป็นส่วนที่เริ่มต้นให้ผู้อ่าน หรือผู้ใช้โครงการนั้นได้เข้าใจหรือทราบพื้นฐานความเป็นมาของการทำโครงการดังกล่าว ซึ่งแสดงให้ทราบว่าทำไมจึงต้องจัดทำโครงการนั้นๆ ขึ้น
ข้อความในส่วนนี้จะต้องชี้ให้เห็นปัญหาว่า ทำไมจึงต้องจัดทำโครงการขึ้นใหม่ หรือต้องปรับปรุงโครงการที่มีอยู่แล้วให้ดีขึ้นพร้อมกับชี้ให้เห็นว่าสิ่งที่โครงการเสนอนั้น จะช่วยแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้อย่างไร เพื่อชักจูงให้ผู้อ่านเห็นคล้อยตามความจำเป็นของโครงการ โดยอาศัยข้อมูลจากสภาพปัญหา นโยบาย แผน ผลการศึกษาวิจัย สถิติข้อมูลหรือความคิดเห็นของบุคคลที่น่าเชื่อถือเป็นสิ่งสนับสนุน
3) ทำเพื่ออะไร คำตอบของคำถามที่ว่า "ทำเพื่ออะไร" ก็คือ วัตถุประสงค์และเป้าหมาย ของโครงการ ซึ่งเป็นส่วนที่มีความสำคัญมากที่สุดส่วนหนึ่งของโครงการ โดยเฉพาะในการที่จะติดตามประเมินผลโครงการดังกล่าว เมื่อได้ดำเนินการตามโครงการนั้นๆ ไปแล้ว
การติดตามและประเมินผลโครงการนั้น จะประเมินจากวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้นี้ การระบุวัตถุประสงค์ของโครงการ จะต้องเฉพาะเจาะจง สามารถตอบคำตอบได้ว่า สิ่งที่จะต้องทำให้เกิดขึ้นในโครงการคืออะไร ต้องการผลงานหรือผลผลิตอะไร เป็นข้อความที่จะบอกให้ผู้อ่านได้ทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้นภายหลังจากสิ้นสุดโครงการ ต้องเขียนให้ชัดเจนเฉพาะเจาะจง สามารถปฏิบัติได้และประเมินผลได้
การเขียนวัตถุประสงค์ของโครงการอาจเขียนเป็นวัตถุประสงค์เฉพาะแสดงให้เห็น พฤติกรรมที่ชัดเจน บางโครงการอาจเสนอวัตถุประสงค์ในสองลักษณะควบคู่กันไปคือ วัตถุ ประสงค์ทั่วไปและวัตถุประสงค์เฉพาะ โดยเริ่มจากวัตถุประสงค์ทั่วไปเป็นข้อความเดียว แล้วต่อด้วยวัตถุประสงค์เฉพาะแยกเป็นรายข้อ ซึ่งจะต้องมีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทั่วไป
ในการระบุวัตถุประสงค์ของโครงการนั้น ผู้จัดทำโครงการควรระมัดระวังด้วยว่า อะไรเป็นวัตถุประสงค์หลักของโครงการ และอะไรเป็นวัตถุประสงค์รองของโครงการ
การเขียนวัตถุประสงค์ของโครงการ ควรจะต้องคำนึงถึงลักษณะของวัตถุประสงค์ที่ดี 5 ประการ คือ SMART
S = Specific (เฉพาะเจาะจง) หมายถึง วัตถุประสงค์ที่ดีต้องมีความชัดเจนในการดำเนินงานโครงการเฉพาะเจาะจงสำหรับโครงการนั้น
M = Measurable (วัดได้) หมายถึง วัตถุประสงค์ที่ดีต้องสามารถวัด และประเมินผลได้
A = Attainable (ระบุสิ่งที่ต้องการ) หมายถึง วัตถุประสงค์ที่ดีจะต้องระบุสิ่งที่ต้องการดำเนินงานอย่างชัดเจนและเฉพาะเจาะจงมากที่สุด
R = Reasonable (สมเหตุสมผล) หมายถึง วัตถุประสงค์ที่ดีจะต้องมีความเป็นเหตุเป็นผลแสดงถึงความเป็นไปได้ในการปฏิบัติงาน
T = Time (เวลา) หมายถึง วัตถุประสงค์ที่ดีจะต้องมีขอบเขตของเวลาที่แน่นอนในการปฏิบัติงานระบุเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดที่ชัดเจน
สำหรับเป้าหมายนั้น เป็นรายละเอียดที่บ่งบอกถึงความต้องการในการปฏิบัติงานภายหลังสิ้นสุดโครงการ แสดงถึงความสำเร็จของโครงการในเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ ภายใต้ทรัพยากร และระยะเวลาที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน
- เป้าหมายเชิงปริมาณ เป็นรายละเอียดที่กำหนดชนิด ประเภทจำนวนของผลการดำเนินงานเมื่อสิ้นสุดโครงการ
- เป้าหมายเชิงคุณภาพ เป็นรายละเอียดที่ต้องแสดงถึงคุณค่าของผลผลิตที่ได้รับจากการดำเนินโครงการที่ชี้ถึงประสิทธิภาพ
4) ทำอย่างไร คำตอบของคำถามที่ว่า "ทำอย่างไร" ก็คือ วิธีดำเนินการ ในส่วนนี้ของโครงการเป็นส่วนที่ระบุถึงขั้นตอนที่แสดงถึงรายละเอียด แนวทาง กลยุทธ์ และวิธีการ ที่จะทำในโครงการนั้นๆ โดยละเอียด
ในการระบุวิธีการดำเนินงานดังนี้ จะต้องชี้แจงรายละเอียดว่า จะทำอะไร อย่างไร เพียงใด และใครรับผิดชอบและปฏิบัติด้วยวิธีการใดจึงจะสามารถบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้ ภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ วิธีดำเนินงานโครงการจะบอกถึง สิ่งต่อไปนี้
- ขั้นตอนสำคัญๆ ของการดำเนินงาน
- แผนการดำเนินงาน ที่แสดงวิธีการดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ของแต่ละข้อ รูปแบบการนำเสนอแผนการดำเนินงานอาจจะจัดทำในลักษณะต่อไปนี้คือ แผนกำหนดรายงานการปฏิบัติงาน ตารางการทำงาน (work table) ปฏิทินปฏิบัติงาน (Calendar) แผนควบคุมการทำงาน (Gantt Chart) PERT/CPM Net Work Chart และแบบอื่น ๆ
5) จะทำเมื่อไร คำตอบของคำถามที่ว่า "จะทำเมื่อไร" ก็คือ ระยะเวลาในการดำเนิน งานโครงการ เป็นการระบุระยะเวลาการดำเนินงานโครงการตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ จนกระทั่ง ถึงเวลาเสร็จสิ้นโครงการว่าใช้เวลาทั้งหมดเท่าใด
โดยทั่วไปจะนำเสนอให้เห็นระยะเวลาที่ได้เริ่มดำเนิน งานตั้งแต่ วัน เดือน ปีอะไรและสิ้นสุด วัน เดือน ปีอะไร
6) ต้องใช้เงินและทรัพยากรเท่าใด คำตอบของคำถามที่ว่า "ต้องใช้เงินและทรัพยากรเท่าใด" ก็คือ งบประมาณและทรัพยากร การเขียนงบประมาณและทรัพยากรเป็นการแสดงรายละเอียดของงบประมาณที่ใช้ในการดำเนินงานโครงการทั้งหมด จะต้องระบุถึงยอดรวมของค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการ
ควรระบุแหล่งที่มาของงบประมาณในการดำเนินงานโครงการหากงบประมาณได้มาจากหลายแหล่ง ให้ระบุให้ชัดเจนด้วยว่าได้มาจากแหล่งไหน เป็นจำนวนเท่าใด และระบุราย ละเอียดค่าใช้จ่ายในแต่ละด้าน พร้อมทั้งระบุแหล่งทรัพยากรอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องด้วยให้ชัดเจน โดยทั่วไปงบประมาณของโครงการจะจำแนกเป็นหมวดเงิน ได้แก่ หมวดค่าจ้างชั่วคราว หมวดค่าตอบแทน หมวดค่าใช้สอย หมวดค่าวัสดุครุภัณฑ์ และหมวดค่าใช้จ่ายอื่นๆ เป็นต้น
7) ใครเป็นผู้รับผิดชอบ คำตอบของคำถามที่ว่า "ใครเป็นผู้รับผิดชอบ" ก็คือ ผู้รับผิดชอบ โครงการ ควรระบุหน่วยงานหรือผู้รับผิดชอบในการดำเนินโครงการซึ่งอาจจะเป็นหน่วยงานเดียวหรือหลายหน่วยงาน ในกรณีที่ผู้เสนอโครงการเป็นคนละคนกันกับผู้รับผิดชอบโครงการ ให้ระบุผู้เสนอโครงการไว้ด้วย
8) จะทราบผลการดำเนินงานได้อย่างไร คำตอบของคำถามที่ว่า "จะทราบผลการดำเนินงานได้อย่างไร " ก็คือ การติดตามและประเมินโครงการ ซึ่งเป็นส่วนที่จะทำให้ผู้รับผิดชอบโครงการทราบว่า ในการดำเนินโครงการ สามารถดำเนินงานได้ตามแผนที่ระบุไว้ในวัตถุ ประสงค์มากน้อยเพียงใด
ดังนั้น ในการเขียนโครงการจำเป็นที่จะต้องระบุรายละเอียดในเรื่องการตรวจสอบ ความก้าวหน้าของโครงการ ประเมินผลระหว่างการดำเนินงานและประเมิน
- ตารางการทำงาน (work table)
- ปฏิทินปฏิบัติงาน (Calendar)
- แผนควบคุมการทำงาน (Gantt Chart)
- PERT/CPM
- Net Work Chart
- และแบบอื่นๆ
