องค์ประกอบ

โครงการที่ดีจะต้องมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้การดำเนินงานตามแผนที่กำหนดไว้ มีการระบุรายละเอียดต่างๆ ของกิจกรรมที่จะดำเนินงาน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่กำหนดไว้  ในการเขียนโครงการจำเป็นต้องกำหนดองค์ประกอบ หรือโครงสร้างของโครงการที่ครอบคลุมประเด็นที่สำคัญอย่างครบถ้วน ซึ่งมีประเด็นสำคัญจำนวน 9 ประเด็น ดังนี้คือ (สมคิด  พรมจุ้ย. 2550 : 24-32)

1) จะทำอะไร
2) ทำไมจึงต้องทำ
3) ทำเพื่ออะไร
4) ทำอย่างไร
5) จะทำเมื่อไร
6) ต้องใช้เงินและทรัพยากรเท่าใด
7) ใครเป็นผู้รับผิดชอบ
8) จะทราบผลการดำเนินงานได้อย่างไร และ
9) มีผลพลอยได้อะไรบ้าง

1) จะทำอะไร คำตอบของคำถามที่ว่า "จะทำอะไร" ก็คือ การตั้งชื่อโครงการชื่อโครงการเป็นส่วนที่บอกว่าเป็นโครงการประเภทใด ทำงานอะไร และมีใครที่เกี่ยวข้องกับการทำงานนั้น

ชื่อโครงการควรมีความชัดเจน  เหมาะสม  และเข้าใจง่าย  ควรเป็นข้อความสั้นๆ  ที่สะท้อนสาระของโครงการโดยส่วนรวม  การเลือกใช้ถ้อยคำ  และข้อความขยาย   ควรเป็นข้อความที่ไม่ทำให้ผู้อ่านเกิดความกำกวม  เช่น  โครงการอาหารกลางวัน   โครงการส่งเสริมจริยธรรมนักเรียนโรงเรียนอุตรดิตถ์   หรือโครงการแก้ปัญหาของนักเรียนที่เรียนซ้ำชั้นในชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 3 และมัธยม ศึกษาปีที่ 6 เป็นต้น

2) ทำไมจึงต้องทำ  คำตอบของคำถามที่ว่า "ทำไมจึงต้องทำ" ก็คือ หลักการและเหตุผล หรือบางครั้งใช้คำว่า ความเป็นมาของโครงการ หรือความสำคัญของโครงการ  หลักการและเหตุผลเป็นส่วนที่เริ่มต้นให้ผู้อ่าน หรือผู้ใช้โครงการนั้นได้เข้าใจหรือทราบพื้นฐานความเป็นมาของการทำโครงการดังกล่าว ซึ่งแสดงให้ทราบว่าทำไมจึงต้องจัดทำโครงการนั้นๆ ขึ้น

ข้อความในส่วนนี้จะต้องชี้ให้เห็นปัญหาว่า ทำไมจึงต้องจัดทำโครงการขึ้นใหม่  หรือต้องปรับปรุงโครงการที่มีอยู่แล้วให้ดีขึ้นพร้อมกับชี้ให้เห็นว่าสิ่งที่โครงการเสนอนั้น จะช่วยแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้อย่างไร  เพื่อชักจูงให้ผู้อ่านเห็นคล้อยตามความจำเป็นของโครงการ  โดยอาศัยข้อมูลจากสภาพปัญหา นโยบาย แผน ผลการศึกษาวิจัย สถิติข้อมูลหรือความคิดเห็นของบุคคลที่น่าเชื่อถือเป็นสิ่งสนับสนุน

3) ทำเพื่ออะไร  คำตอบของคำถามที่ว่า "ทำเพื่ออะไร" ก็คือ วัตถุประสงค์และเป้าหมาย ของโครงการ ซึ่งเป็นส่วนที่มีความสำคัญมากที่สุดส่วนหนึ่งของโครงการ  โดยเฉพาะในการที่จะติดตามประเมินผลโครงการดังกล่าว เมื่อได้ดำเนินการตามโครงการนั้นๆ ไปแล้ว

การติดตามและประเมินผลโครงการนั้น จะประเมินจากวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้นี้ การระบุวัตถุประสงค์ของโครงการ จะต้องเฉพาะเจาะจง สามารถตอบคำตอบได้ว่า สิ่งที่จะต้องทำให้เกิดขึ้นในโครงการคืออะไร ต้องการผลงานหรือผลผลิตอะไร เป็นข้อความที่จะบอกให้ผู้อ่านได้ทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้นภายหลังจากสิ้นสุดโครงการ ต้องเขียนให้ชัดเจนเฉพาะเจาะจง  สามารถปฏิบัติได้และประเมินผลได้

การเขียนวัตถุประสงค์ของโครงการอาจเขียนเป็นวัตถุประสงค์เฉพาะแสดงให้เห็น พฤติกรรมที่ชัดเจน บางโครงการอาจเสนอวัตถุประสงค์ในสองลักษณะควบคู่กันไปคือ  วัตถุ ประสงค์ทั่วไปและวัตถุประสงค์เฉพาะ โดยเริ่มจากวัตถุประสงค์ทั่วไปเป็นข้อความเดียว แล้วต่อด้วยวัตถุประสงค์เฉพาะแยกเป็นรายข้อ  ซึ่งจะต้องมีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทั่วไป

ในการระบุวัตถุประสงค์ของโครงการนั้น  ผู้จัดทำโครงการควรระมัดระวังด้วยว่า อะไรเป็นวัตถุประสงค์หลักของโครงการ และอะไรเป็นวัตถุประสงค์รองของโครงการ

การเขียนวัตถุประสงค์ของโครงการ  ควรจะต้องคำนึงถึงลักษณะของวัตถุประสงค์ที่ดี 5 ประการ คือ SMART
S =  Specific (เฉพาะเจาะจง) หมายถึง วัตถุประสงค์ที่ดีต้องมีความชัดเจนในการดำเนินงานโครงการเฉพาะเจาะจงสำหรับโครงการนั้น
M = Measurable (วัดได้) หมายถึง วัตถุประสงค์ที่ดีต้องสามารถวัด และประเมินผลได้
A = Attainable  (ระบุสิ่งที่ต้องการ) หมายถึง วัตถุประสงค์ที่ดีจะต้องระบุสิ่งที่ต้องการดำเนินงานอย่างชัดเจนและเฉพาะเจาะจงมากที่สุด
R = Reasonable  (สมเหตุสมผล)  หมายถึง วัตถุประสงค์ที่ดีจะต้องมีความเป็นเหตุเป็นผลแสดงถึงความเป็นไปได้ในการปฏิบัติงาน
T = Time  (เวลา)  หมายถึง วัตถุประสงค์ที่ดีจะต้องมีขอบเขตของเวลาที่แน่นอนในการปฏิบัติงานระบุเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดที่ชัดเจน

สำหรับเป้าหมายนั้น เป็นรายละเอียดที่บ่งบอกถึงความต้องการในการปฏิบัติงานภายหลังสิ้นสุดโครงการ  แสดงถึงความสำเร็จของโครงการในเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ  ภายใต้ทรัพยากร และระยะเวลาที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน

- เป้าหมายเชิงปริมาณ  เป็นรายละเอียดที่กำหนดชนิด ประเภทจำนวนของผลการดำเนินงานเมื่อสิ้นสุดโครงการ
- เป้าหมายเชิงคุณภาพ  เป็นรายละเอียดที่ต้องแสดงถึงคุณค่าของผลผลิตที่ได้รับจากการดำเนินโครงการที่ชี้ถึงประสิทธิภาพ

4) ทำอย่างไร  คำตอบของคำถามที่ว่า "ทำอย่างไร" ก็คือ วิธีดำเนินการ ในส่วนนี้ของโครงการเป็นส่วนที่ระบุถึงขั้นตอนที่แสดงถึงรายละเอียด แนวทาง กลยุทธ์ และวิธีการ ที่จะทำในโครงการนั้นๆ โดยละเอียด

ในการระบุวิธีการดำเนินงานดังนี้ จะต้องชี้แจงรายละเอียดว่า จะทำอะไร อย่างไร เพียงใด และใครรับผิดชอบและปฏิบัติด้วยวิธีการใดจึงจะสามารถบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้ ภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้  วิธีดำเนินงานโครงการจะบอกถึง สิ่งต่อไปนี้

- ขั้นตอนสำคัญๆ ของการดำเนินงาน
- แผนการดำเนินงาน ที่แสดงวิธีการดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ของแต่ละข้อ รูปแบบการนำเสนอแผนการดำเนินงานอาจจะจัดทำในลักษณะต่อไปนี้คือ แผนกำหนดรายงานการปฏิบัติงาน  ตารางการทำงาน (work table) ปฏิทินปฏิบัติงาน (Calendar) แผนควบคุมการทำงาน (Gantt Chart)  PERT/CPM  Net Work Chart และแบบอื่น ๆ

5) จะทำเมื่อไร  คำตอบของคำถามที่ว่า "จะทำเมื่อไร" ก็คือ ระยะเวลาในการดำเนิน งานโครงการ  เป็นการระบุระยะเวลาการดำเนินงานโครงการตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ จนกระทั่ง ถึงเวลาเสร็จสิ้นโครงการว่าใช้เวลาทั้งหมดเท่าใด

โดยทั่วไปจะนำเสนอให้เห็นระยะเวลาที่ได้เริ่มดำเนิน งานตั้งแต่ วัน เดือน ปีอะไรและสิ้นสุด วัน เดือน ปีอะไร

6) ต้องใช้เงินและทรัพยากรเท่าใด  คำตอบของคำถามที่ว่า "ต้องใช้เงินและทรัพยากรเท่าใด" ก็คือ งบประมาณและทรัพยากร  การเขียนงบประมาณและทรัพยากรเป็นการแสดงรายละเอียดของงบประมาณที่ใช้ในการดำเนินงานโครงการทั้งหมด  จะต้องระบุถึงยอดรวมของค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการ
ควรระบุแหล่งที่มาของงบประมาณในการดำเนินงานโครงการหากงบประมาณได้มาจากหลายแหล่ง ให้ระบุให้ชัดเจนด้วยว่าได้มาจากแหล่งไหน เป็นจำนวนเท่าใด และระบุราย ละเอียดค่าใช้จ่ายในแต่ละด้าน  พร้อมทั้งระบุแหล่งทรัพยากรอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องด้วยให้ชัดเจน โดยทั่วไปงบประมาณของโครงการจะจำแนกเป็นหมวดเงิน ได้แก่ หมวดค่าจ้างชั่วคราว หมวดค่าตอบแทน หมวดค่าใช้สอย หมวดค่าวัสดุครุภัณฑ์  และหมวดค่าใช้จ่ายอื่นๆ เป็นต้น

7) ใครเป็นผู้รับผิดชอบ  คำตอบของคำถามที่ว่า "ใครเป็นผู้รับผิดชอบ" ก็คือ ผู้รับผิดชอบ โครงการ  ควรระบุหน่วยงานหรือผู้รับผิดชอบในการดำเนินโครงการซึ่งอาจจะเป็นหน่วยงานเดียวหรือหลายหน่วยงาน ในกรณีที่ผู้เสนอโครงการเป็นคนละคนกันกับผู้รับผิดชอบโครงการ ให้ระบุผู้เสนอโครงการไว้ด้วย

8) จะทราบผลการดำเนินงานได้อย่างไร  คำตอบของคำถามที่ว่า "จะทราบผลการดำเนินงานได้อย่างไร " ก็คือ การติดตามและประเมินโครงการ ซึ่งเป็นส่วนที่จะทำให้ผู้รับผิดชอบโครงการทราบว่า ในการดำเนินโครงการ สามารถดำเนินงานได้ตามแผนที่ระบุไว้ในวัตถุ ประสงค์มากน้อยเพียงใด

ดังนั้น ในการเขียนโครงการจำเป็นที่จะต้องระบุรายละเอียดในเรื่องการตรวจสอบ ความก้าวหน้าของโครงการ ประเมินผลระหว่างการดำเนินงานและประเมิน
- ตารางการทำงาน (work table)
- ปฏิทินปฏิบัติงาน (Calendar)
-  แผนควบคุมการทำงาน (Gantt Chart)
- PERT/CPM
- Net Work Chart
- และแบบอื่นๆ